Vanhemmuuden tunnustamista koskevat asiakirjat toimitetaan nykyisinkin Digi- ja väestötietovirastoon vahvistettavaksi. Ennakkotunnustamista koskevista tiedoista ja asiakirjoista muodostuvan ennakkotunnustamisrekisterin osalta kyse ei näin ollen ole uuden tietovarannon muodostamisesta vaan olemassa olevan tietovarannon muutoksesta. Tietoja säilytettäisiin rekisteriviranomaisessa aiempaa pidempään odottamassa lapsen syntymää ennen kuin vanhemmuuden vahvistamista koskeva asia voidaan ratkaista. Kun tietovarantoon saapuu sairaalasta ilmoitus lapsen syntymästä, asiakirjat siirtyvät Digi- ja väestötietoviraston virkailijalle tarkistettavaksi ja vahvistettavaksi. Lapsen syntymän jälkeen tunnustettujen lasten osalta tietoaineistojen käsittelyyn ei ehdoteta muutoksia. Kun vanhemmuus on vahvistettu, tiedot tallentuvat väestötietojärjestelmään.
Koska ennakkotunnustamista koskevia asiakirjoja ei jatkossa pääsääntöisesti käsiteltäisi sosiaalihuollon viranomaisessa eikä niitä näin ollen enää rekisteröitäisi sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, ennakkotunnustamista koskevat asiakirjat luokiteltaisiin jatkossa rekisteriviranomaisen asiakirjoiksi eikä sosiaalihuollon asiakirjoiksi. Ennakkotunnustamista koskevien asiakirjojen uudelleenluokittelusta johtuu, että myös niiden oikeudellinen viitekehys muuttuu. Ennakkotunnustamista koskevista asiakirjoista säädettäisiin lähtökohtaisesti tietosuojaa koskevassa yleislainsäädännössä, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa, laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta ja vanhemmuuslaissa. Vanhemmuuden vahvistamista koskevasta rekisteröinnistä ja arkistoinnista säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalvelusta annetussa laissa (661/2009), eikä tältä osin ehdoteta muutoksia. Lapsen syntymän jälkeen tapahtuvaa tunnustamista koskevat asiakirjat tehtäisiin edelleen lastenvalvojan luona, jolloin niiden luonne salassa pidettävinä sosiaalihuollon asiakirjoina ja niiden säilyttämistä koskevat määräajat määräytyvät sosiaalitoimessa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) mukaisesti. Ahvenanmaalla sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin sovelletaan Ahvenanmaan maakunnan lainsäädäntöä.
Kun asiakirjat siirtyvät vanhemmuuden vahvistamista varten Digi- ja väestötietoviraston tai Ahvenanmaan valtionviraston käsiteltäviksi, myös sosiaalihuollon asiakirjoihin sovelletaan edellä mainituissa rekisteriviranomaisissa sovellettavaa yleislainsäädäntöä, koska kyse ei ole enää sosiaalihuollon järjestämisestä vaan vanhemmuuden vahvistamista ja väestötiedon rekisteröintiä koskevasta toiminnasta ja rekisteriviranomaisen hallussa olevasta asiakirjasta.
Vaikka tunnustamista koskevat ilmoitukset vastaanotetaan ja tietoja käsitellään myös neuvoloissa ja lastenvalvojilla, ennakkotunnustamisrekisterin tiedonhallinnasta ja tietojenkäsittelystä vastaava tiedonhallintayksikkö, rekisterinpitäjä ja arkistonmuodostaja olisi Ahvenanmaalla Ahvenanmaan valtionvirasto ja muualla Suomessa Digi- ja väestötietovirasto.
Ehdotetussa toimintamallissa tietojenkäsittelyyn liittyvät tietosuojariskit pienenevät, koska ennakkotunnustamista koskevia asiakirjoja ei enää postitettaisi kuntien sisällä neuvoloiden ja lastenvalvojien välillä, vaan ne lähetettäisiin neuvoloista suoraan Digi- ja väestötietovirastolle. Ennakkotunnustamista koskevien tietojen käsittelyä varten luodaan sähköinen vanhemmuuden tunnustamisen tietojärjestelmä, joka otetaan valtakunnalliseen käyttöön Ahvenanmaata lukuun ottamatta. Digi- ja väestötietovirasto vastaa ennakkotunnustamistietojärjestelmän suunnittelusta ja keskeisten päättelylogiikkaa vaativien toiminnallisten elementtien toteuttamisesta sekä järjestelmän koulutuksesta ja neuvonnasta. Allekirjoittamista vaativat asiakirjat jouduttaisiin kuitenkin ainakin ensi vaiheessa postittamaan ensin Digi- ja väestötietovirastoon, mutta asiakkaiden sähköisen allekirjoituksen mahdollistavien teknisten työkalujen kehittyessä tästäkin arvioidaan voitavan tulevaisuudessa luopua. Sähköistä ennakkotunnustamisjärjestelmää ei kuitenkaan ainakaan ensi vaiheessa otettaisi käyttöön Ahvenanmaalla, missä asiakirjojen käsittely säilyisi manuaalisena. Myös Ahvenanmaalla tietojen käsittelyyn sisältyvät tietoturvallisuusriskit kuitenkin pienenevät, koska ennakkotunnustamista koskevia asiakirjoja ei Ahvenanmaallakaan jatkossa kierrätettäisi lastenvalvojien kautta, jos tunnustaminen on vastaanotettu neuvolassa.
Tiedonhallintalaissa säädetyt tietoturvallisuusvaatimukset on arvioitu riittäviksi Digi- ja väestötietoviraston toimialueella, eikä kohdealueen ole arvioitu edellyttävän yksityiskohtaisempaa tietoturvallisuuden sääntelyä. Tiedonhallintalain 3 §:n 5 momentin mukaan tiedonhallintalakia ei sovelleta Ahvenanmaan valtionvirastoon. Ahvenanmaan valtionvirasto kuitenkin vastaa ennakkotunnustamisrekisterin rekisterinpitäjänä rekisteröityjen tietosuojasta ja tietoturvallisuuden toteutumisesta tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Perhe-elämää koskevat tiedot ovat viranomaisten toiminnasta annetun lain 24 §:n 1 momentin 32 kohdan mukaan salassa pidettäviä ja näin ollen luonteeltaan arkaluonteisia, joten niiden käsittelystä ja säilyttämisestä on perusteltua säätää laissa erikseen. Tietosuoja-asetuksen mukaisen säilytyksen rajoittamista koskevan periaatteen nojalla tietoja tulee käsitellä ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Näin ollen tiedot tulisi poistaa heti kun tietoja ei enää tarvita. Vanhemmuuslain 67 §:n 3 momentissa ehdotetaan säädettäväksi, että tietoja säilytetään ennakkotunnustamisrekisterissä vain siihen asti, kunnes vanhemmuuden vahvistamista koskeva asia on ratkaistu asian taikka se on rauennut tai siirretty. Eri tilanteissa kyseeseen tulevia päätöksentekotilanteita käydään tarkemmin läpi ehdotetun 67 §:n säännöskohtaisissa perusteluissa. Tämän jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä ja arkistoidaan. Vahvistettua vanhemmuutta koskevista tiedoista, jotka on viety väestötietojärjestelmään, säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 20 §:ssä. Nämä tiedot säilytetään pysyvästi.