Kaikki vanhemmuuden tunnustamisasiakirjat ovat nykyisin luonteeltaan sosiaalihuollon asiakirjoja ja niiden salassapitoa koskevat säännökset ja säilyttämistä koskevat määräajat määräytyvät sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) mukaisesti. Koska ennakkotunnustamista koskevia asiakirjoja ei jatkossa käsiteltäisi sosiaalihuollon viranomaisessa eikä niitä rekisteröitäisi sosiaalihuollon asiakasrekisteriin, ennakkotunnustamista koskevia asiakirjoja ei voida enää pitää sosiaalihuollon asiakasasiakirjoina vaan ne tulee luokitella uudelleen rekisteriviranomaisen asiakirjoiksi. Asiakirjojen uudelleenluokittelusta johtuu, että myös niiden oikeudellinen viitekehys muuttuu. Asiaa selostetaan tarkemmin tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnissa ja 67 §:n säännöskohtaisissa perusteluissa.
Jos ilmoitusta lapsen syntymästä ei tule määräajan kuluessa tai Digi- ja väestötietovirasto vastaanottaa tunnustamisen peruutuksen tai kiistämisen ennen lapsen syntymää eikä asiakirjoja näin ollen arkistoida vahvistettua vanhemmuutta osoittavan väestötietojärjestelmämerkinnän tausta-aineistona, ennakkotunnustamista koskeva asia on joko merkittävä rauenneeksi, jolloin asian käsittely päättyy, tai se on tarvittaessa siirrettävä lastenvalvojalle vanhemmuuden selvittämistä varten, jolloin rekisteröintiasiasta tulee sosiaalihuoltoa koskeva asia. Ennen päätöstä asian raukeamisesta tai asian siirrosta, Digi- ja väestötietovirastolla on velvollisuus selvittää käytettävissään olevan rekisteriaineiston perusteella, ovatko lapsen vanhemmat esimerkiksi avioituneet keskenään ennen lapsen syntymää tai tehneet muuttoilmoituksen muuttamisesta ulkomaille. Molemmissa tapauksissa ennakkotunnustamista koskeva asia raukeaa, eikä tarvetta asian siirtämiselle ole. Myös osassa niistä tapauksista, joissa ennakkotunnustamisen vahvistaminen edellyttää lisäselvitystä synnyttäneen äidin siviilisäädystä ja tätä osoittavan asiakirja-aineiston hankkimisesta, asiointi voi tapahtua Digi- ja väestötietoviraston ja asiakkaan välillä eikä asian siirtäminen lastenvalvojalle tuota asiassa lisäarvoa. Siinä tapauksessa, että lisäselvitystä ei ole kohtuudella saatavissa ja vanhemmuuden vahvistamiseksi tulee ehdotetun 29 §:n 2 momentin nojalla toimittaa isyyden selvittäminen ja oikeusgeneettiset isyystutkimukset, asia tulee siirtää lastenvalvojalle vanhemmuuden selvittämistä varten. Tällöin asian käsittely päättyy Digi- ja väestötietovirastossa, kunnes isyyden selvittäminen on tehty ja asia on valmis vahvistettavaksi lapsen syntymän jälkeen tehdyn vanhemmuuden selvittämisen perusteella.
Suostumusasiakirjojen skannauksesta aiheutuvaa työmäärää on pyritty Digi- ja väestötietovirastossa arvioimaan skannauskeskuksen tekemien työaikamittausten perusteella. Virasto on arvioinut, että kaikki työvaiheet yhteensä veisivät keskimäärin viisi minuuttia tapaukselta. Vuosittaisena skannattavien asiakirjanippujen määränä on käytetty vuonna 2019 vireille tulleiden vanhemmuuden vahvistamisten kokonaismäärää. Tunnustamisten kokonaismäärästä arviolta 80-90 % on ennakollisia tunnustamisia.
Digi- ja väestötietoviraston työmäärää lisäisivät jatkossa myös asioiden täydennyttäminen erityisesti asiakkaiden siviilisäätytietojen osalta sekä näihin asioihin liittyvä neuvonta. Toisaalta vastaava työmäärä vähenisi lastenvalvojilta, vaikka Digi- ja väestötietovirasto voi ja epäselvissä asioissa sen tulee siirtää asia lastenvalvojan selvitettäväksi. Työmäärän arviointia vaikeuttaa täydennyttämisten ja niihin liittyvän neuvonnan tilanteiden erilaisuus. Osassa tapauksia täydennyttämiset ovat hyvin suoraviivaisia ja toisissa taas ne vaativat useampikertaista asiointia asiakkaan kanssa ja yksityiskohtaista neuvontaa. Työmäärän lisäys voi tapauksittain vaihdella viidestä minuutista kahteen tuntiin. Työaikaa säästäisivät toisaalta ehdotuksen toteutuessa sähköisen asianhallinnan ja siihen liitettävän sähköisen arkistoinnin ratkaisut. Työaikaa säästyisi ainakin asian manuaalisen avaamisen eli asianhallintajärjestelmään kirjaamisen jäädessä pois. Päätöksenteon, tiedoksiannon ja arkistoinnin integroiminen asianhallintajärjestelmään vähentäisi manuaalityötä, kirjaamisia sekä useamman järjestelmän käytöstä nykyään aiheutuvaa työtä.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on arvioinut, että lakimuutoksen seurauksena tulee uudistaa kaikki vanhemmuuden selvittämiseen, tunnustamiseen ja vahvistamiseen liittyvät asiakirjat. Työhön kuuluu asiakirjan sisällön uudistaminen yhteistyössä muiden asiantuntijatahojen kanssa, terminologinen työ, asiakirjarakenteisiin liittyvät tietomäärittelyt ja palvelutuotannon toiminnalliset määrittelyt, juridinen valmistelutuki, sähköisen asiakirjapohjien valmistelu niiden toimijoiden käyttöön, joilla ei ole käytössään kaupallista järjestelmää, selvittämis- ja tunnustamisprosessien sekä prosessin eri vaiheisiin tarvittavien asiakirjojen kuvaus Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen verkkosivuilla ja muut tarvittavat hankinnat (muun muassa käännöskulut). Lainsäädäntömuutoksesta seuraa myös tilasto- ja rekisterimuutoksia Lapsen elatus ja huolto sekä isyyden selvittäminen –tilastoon sekä perusterveydenhuollon avohoidon hoitoilmoitusrekisteriin (esimerkiksi THL:n toimenpideluokitukset).
Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ohjautuvat jatkossa analysoitavaksi myös ne oikeusgeneettiset isyystutkimukset, jotka aiheutuvat ennakkoon tunnustettujen lasten vanhemmuuden selvittämisestä lapsen syntymän jälkeen. Laitos on arvioinut, että tarvittavien oikeusgeneettisten isyystutkimusten lukumäärä lisääntyy noin 30:llä tutkimuskokonaisuudella.
Esityksellä on merkittäviä vaikutuksia hyvinvointialueiden ja Ahvenanmaan maakunnan sosiaalihuollon toimijoiden ja erityisesti lastenvalvojien toimintaan. Merkittävin vaikutus johtuu siitä, että lastenvalvojalle asetettu vanhemmuuden selvittämisvelvollisuus ei enää koskisi niitä vanhemmuuksia, jotka on tunnustettu äitiysneuvolassa ennen lapsen syntymää. Tämän ennakoidaan vähentävän tuntuvasti vanhemmuuden selvittämistehtäviä ja erityisesti asiakirjahallintaan liittyvää resursointitarvetta.