Vuodesta 2008 alkaen yhdeksän viranomaista, mukaan lukien rikosseuraamusviranomainen, tekee yhteistyötä törkeän järjestäytyneen rikollisuuden torjumiseksi yhteistyöneuvostossa (samverkansrådet). Yhteistyön keskiössä on terrorismin ja rahanpesun vastainen työ sekä hyvinvointivaltiota vastaan kohdistuvan rikollisuuden ehkäisy. Yhteistyön edistämiseksi ja kansallisten linjausten päättämistä varten yhteistyöneuvostolla on ns. operatiivinen neuvosto (operativa rådet), joka koostuu suojelupoliisin, poliisi-, syyttäjä-, talousrikollisuus-, vero-, rikosseuraamus-, ulosotto-, rajavartio-, tulli-, vakuutus-, maahanmuutto- ja työllisyysviranomaisten edustajista. Rikosseuraamusviranomainen on tässä toiminnassa jatkuvassa yhteistyössä muiden viranomaisten kanssa. Kysymys on rakenteellisesta yhteistyöstä, joka perustuu hallituksen tahtoon, mutta jolle ei ole säädöspohjaa.
Ruotsin rikosseuraamusviranomaisen (Kriminalvården) oikeus vankia koskevaan tiedon käsittelyyn perustuu Ruotsin julkisuus- ja salassapitolakiin (offentlighets- och sekretesslag (2009:400)). Rikosseuraamusviranomaisen toimialan säännökset tiedon käsittelystä on vuonna 2018 uudistettu Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisiksi.
Tutkintavankeuslakiin tehtäisiin vastaavat muutokset.
Lähtökohtana on, että Rikosseuraamuslaitoksen tehtävänä on vankilaturvallisuuden ylläpito ja vankeusaikaisen rikollisuuden estäminen. Rikosten selvittämiseen liittyvistä viranomaisten toimivaltuuksista säädetään esitutkintalaissa ja pakkokeinolaissa. Tästä poiketen Rikosseuraamuslaitokselle on säädetty toimivalta käyttää eräitä toimivaltuuksia myös rikosten selvittämiseen. Näitä ovat vankien ja tutkintavankien kirjeenvaihtoa, puheluja ja sähköistä viestintää sekä niiden valvontaa koskevat säännökset, jotka ovat vankeuslain 12 luvussa sekä tutkintavankeuslain 8 luvussa. Tapaamistiloja ja niiden valvontaa koskevat säännökset ovat vankeuslain 13 luvun 2 §:ssä sekä tutkintavankeuslain 9 luvun 1 §:ssä. Vankeuslain 16 luvun 6 §:ssä ja tutkintavankeuslain 11 luvun 6 §:ssä säädetty henkilönkatsastus voidaan myös tehdä rikoksen selvittämiseksi.
Erityislainsäädännön mukaan rikosseuraamusviranomaisella on lisäksi velvollisuus laissa määritellyissä tapauksissa luovuttaa tietoja muun muassa henkilön rikostaustasta tai rangaistuksen täytäntöönpanon alkamisesta tai päättymisestä sekä täytäntöönpanosta vankilan ulkopuolisessa laitoksessa. Tietoja on luovutettava kokonaismaanpuolustuksen henkilöstöosastolle, kansalliselle vakuutusviranomaiselle, poliisille, suojelupoliisille, eläkeviranomaiselle sekä tulliviranomaiselle (asetus tietystä tiedusteluvelvollisuudesta rikosseuraamusviranomaisessa, förordning om viss underrättelseskyldighet för Kriminalvården (2018:1747)).
Lain esitöiden mukaan rikosseuraamusviranomaisella on oikeus omasta aloitteestaan aloittaa tiedustelutoiminta, jonka tarkoituksena on kerätä vankeja koskevia tietoja muille viranomaisille, mukaan lukien keskusrikospoliisille (Rigspolitiet) ja poliisin tiedustelupalvelulle (Politiets efterretningstjeneste, PET). Tiedonkeruun on kuitenkin pysyttävä rangaistusten täytäntöönpanosta annetun lain rajoissa eikä vankeihin tai henkilöihin, joihin vangit ovat yhteydessä, saa kohdistua toimenpiteitä, joista ei ole säädetty laissa. Tiedonkeruu ei myöskään saa olla laajempaa kuin mitä viranomaisten henkilötietojen käsittelystä annetussa laissa säädetään.
Turvallisuustietorekisteri voi sisältää rekisteröityä koskevia:1) seurantaperustetta koskevia tietoja; 2) osoitetietoja; 3) kirjeenvaihtotietoja sekä tapaamisia, puheluja ja muita teleyhteyksiä koskevia tietoja; 4) luvattomia esineitä ja aineita koskevia tietoja; 5) tili- ja rahaliikennetietoja; 6) vankilatapahtumatietoja, rikokseen syyllistymistä tai vankilan turvallisuutta vaarantavaa tapahtumaa koskevia vihjetietoja taikka muita turvallisuustietoja; 7) rekisteröityyn liitettävissä olevaa yritystä, yhteisöä tai muuta organisaatiota koskevia tietoja; 8) rikollisjärjestötietoja; 9) henkilösuhdetietoja sekä 10) ajoneuvotietoja. Rekisteri voi sisältää tietoja myös muista poikkeuksellisista turvallisuutta vaarantavista tapahtumista vankilassa sekä tällaisiin tapahtumiin liittyvistä henkilöistä. Muuta henkilöä kuin vankia tai Rikosseuraamuslaitoksen yksikköön otettua koskeva rekisterin käyttötarkoituksen kannalta välttämätön tieto voidaan tallettaa rekisteriin, jos henkilön voidaan perustellusti epäillä syyllistyvän rikokseen tai vaarantavan vankilan turvallisuutta.
Tanskassa viranomaisten, mukaan lukien rikosseuraamusviranomaisen (Kriminalforsorgen), oikeudesta käsitellä henkilötietoja säädetään viranomaisten henkilötietojen käsittelystä annetussa laissa (retshåndhaevelsesloven), joka on yleislaki.
Tietojen luovuttamisen lähtökohtana on Ruotsissa julkisuus- ja salassapitolaki. Pääsäännön mukaan henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, mutta lakiin sisältyy useita poikkeuksia ja myös velvollisuuksia viranomaisille oma-aloitteisesti luovuttaa tietoa muiden viranomaisten käyttöön. Salassa pidettävä tieto voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle, jos on ilmeistä, että tiedon luovuttamisesta seuraava etu on suurempi kuin salassapidon syy. Tämä merkitsee sitä, että viranomaisilla on mainituissa tapauksissa oikeus ja velvollisuus vaihtaa tietoa salassapitosäännösten estämättä.
Lähemmin PTR-viranomaisten tehtävistä ja niihin liittyvistä toimivaltuuksista on voimassa, mitä niistä on erikseen kunkin viranomaisen osalta säädetty.
Vankilan tilojen valvontaa koskeva vankeuslain säännös velvoittaa Rikosseuraamuslaitoksen valvomaan vankeja ja vankilan tiloja yleisesti. Vankilat ovat valvonnan tasoltaan erilaisia ja vankilassa voi olla valvonnan tasoltaan erilaisia osastoja.
PTR-rikostiedusteluyksiköt eivät siis nimestään huolimatta ole varsinaisia organisaatioyksiköitä, vaan tehostetun viranomaisyhteistyön toimintamuotoja. PTR-rikostiedusteluyksiköihin sijoitetut PTR-viranomaisten virkamiehet toimivat näissä yksiköissä lähettäjäviranomaisen toimivaltuuksin ja lähettäjäviranomaisen alaisuudessa. Päivittäisestä työnjohdosta vastaa yksikköön sijoitettu päällystöön kuuluva poliisimies (HaVM 6/2009 vp, HE 26/2008 vp). Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen yhteistoiminnasta annetussa valtioneuvoston asetuksessa määritelty PTR-johtoryhmä voi sopia tarkemmin yhteistyönmuodoista ja rakenteista.
Rikosseuraamuslaitos on antanut määräyksen Vankien asuminen ja perushuolto (19/004/2010). Määräyksen mukaan vangeille annetaan vankilaan saapuessa perushygieniapakkaus ja vangin käyttöön annetaan yhdet liinavaatteet. Rikosseuraamuslaitos on antanut määräyksen Vankien laitosvaatetus (1/004/2016). Määräyksessä määrätään siitä, millaisia vaatteita Rikosseuraamuslaitoksen puolesta annetaan vankien käyttöön.
Valtioneuvoston asetuksessa vankeudesta on säännös siitä, että vankien saatavilla tulee olla luettelo vankilan toimintaa valvovista viranomaisista. Vankeuslaissa ei kuitenkaan ole asetuksenantovaltuutta säätää asiasta.
Vankien käytössä on Rikosseuraamuslaitoksen hankkimat maksukortit, jotka voidaan antaa vangin haltuun (vankeuslain 9 luvun 3 § ja tutkintavankeuslain 5 luvun 3 §).
Vankeuslakiin ehdotetaan uutta säännöstä vankilan tilojen teknisestä valvonnasta. Sääntely olisi tarpeellista, koska edellä esitetyllä tavalla suurta osaa vankilan tiloista valvotaan teknisesti. Tällä hetkellä laista kuitenkin puuttuvat täsmälliset säännökset teknisestä valvonnasta. Vankilaturvallisuuden ylläpitämiseksi kameroilla tapahtuva valvonta on välttämätöntä.
Käytännössä Rikosseuraamuslaitoksen on usein etsintäkuulutettava vanki tai tutkintavanki silloin, jos tämä karkaa tai poistuu luvatta vankilasta taikka jättää palaamatta poistumisluvalta tai muulta vankilan ulkopuolelle myönnetyltä luvalta.
Säännöstä täsmennettäisiin edelleen siten, että turvallisuustietorekisteriin kirjattavia tietoja voisivat olla tiedot, joita saadaan vankeuslain tai tutkintavankeuslain toimivaltasäännösten mukaisissa Rikosseuraamuslaitoksen tehtävissä, joissa toimivaltuuksien käyttö voi perustua rikoksen estämiseen.
Vankeuslain 9 luvun 10 §:n mukaan Rikosseuraamuslaitos antaa tarkemmat määräykset vangin haltuun annettavan maksukortin ominaisuuksista sekä haltuun antamisesta ja käytöstä. Kuten edellä on todettu, apulaisoikeusasiamies on ratkaisussaan katsonut, ettei säännös tällä hetkellä mahdollista määräysten antamista siitä, annetaanko maksukortti vangille selliin vai säilytetäänkö se vankilan vastaanotossa. Edellä mainittujen vankilaturvallisuuden uhkien vuoksi ainakin joissain vankiloissa tai niiden osastoilla on oltava mahdollisuus määrätä tarkemmin maksukortin säilyttämisestä. Säännöstä täsmennettäisiin siten, että Rikosseuraamuslaitos voisi määrätä siitä, kuinka maksukorttia vankilassa säilytetään.
Lain 31 §:n mukaan rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta turvallisuustietorekisterin tietoihin. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada myöskään tietoa siitä, onko hänet rekisteröity turvallisuustietorekisteriin. Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden.
Sen sijaan vankeuslain 19 lukuun esitetään lisättäväksi säännös Rikosseuraamuslaitoksen oikeudesta myös oma-aloitteisesti ilmoittaa Rikosseuraamuslaitoksen tehtävien hoidon yhteydessä ilmenneitä tietoja tapahtumista ja henkilöistä, joiden voidaan perustellusti arvioida liittyvän rikolliseen toimintaan. Kyse olisi siitä, että Rikosseuraamuslaitoksen virkamiehet voisivat ilmoittaa toimivaltuuksiensa ja tehtäviensä puitteissa tekemistä tapahtumiin tai henkilöihin liittyvistä havainnoista poliisille. Poliisi esitutkintaviranomaisena arvioi, mikä merkitys tiedolle on annettava.