Lain nimikkeessä puhutaan tietojärjestelmästä. Oikeushallinnon valtakunnallinen tietojärjestelmä muodostuu kuitenkin useasta teknisesti erillisestä tietojärjestelmästä. Lain nimikkeessä käytetty ilmaisu tietojärjestelmästä ei vastaa yleiskielen merkitystä eikä esimerkiksi 1.1.2020 voimaan tulleen julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) määritelmiä. Tiedonhallintalain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan kyseisessä laissa tietojärjestelmällä tarkoitetaan tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuvaa kokonaisjärjestelyä. Kyseisen momentin 6 kohdan mukaan tietovarannolla tarkoitetaan puolestaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Oikeushallinnon valtakunnallinen tietojärjestelmä on tiedonhallintalain määritelmien mukainen tietovaranto eikä tietojärjestelmä, jolloin lain nykyinen nimike on harhaanjohtava. Tietojärjestelmälain nimikkeen ja määritelmien olisi hyvä vastata tiedonhallintalain käsitteitä ja yleiskieltä. Jos lain nimikkeestä muutettaisiin tietojärjestelmä tietovarannoksi, tekninen sanamuutos tulisi tehdä kaikkiin pykäliin, joissa tietojärjestelmä mainitaan. Lain nimikkeen muuttamisen seurauksena myös julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 28 kohdassa tietojärjestelmä tulisi korvata tietovarannolla.
Perustuslain 12 §:ssä säädetään sananvapaudesta ja viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta. Tietosuoja-asetuksen 85 artiklassa on säännökset henkilötietojen käsittelyä koskevasta sananvapauspoikkeuksesta. Artiklan 1 kohdan mukaan jäsenvaltioiden on lainsäädännöllä sovitettava yhteen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus henkilötietojen suojaan sekä oikeus sananvapauteen ja tiedonvälityksen vapauteen, mukaan lukien käsittely journalistisia tarkoituksia ja akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten. Tietojärjestelmälaissa tulee pyrkiä sovittamaan yhteen henkilötietojen suoja sekä oikeudenkäynnin julkisuuden periaate ja sananvapaus. Menettely, jolla mahdollistetaan myös henkilön nimeen perustuvien, journalistista tarkoitusta varten tehtyjen tietopyyntöjen keskittäminen Oikeusrekisterikeskukseen, helpottaisi sekä tiedotusvälineiden että tuomioistuimien työtä ja edistäisi tiedotusvälineiden ja sitä kautta muiden tahojen mahdollisuuksia saada tietoja tuomioistuinten asioista ja ratkaisuista mahdollisimman asianmukaisella tavalla. Henkilötietojen suojan kannalta muutos ei olisi huomattava, koska kyse on julkisista tiedoista, jotka olisivat joka tapauksessa saatavilla tuomioistuimista myös nimellä tai muulla henkilön tunnistetiedolla hakemalla. Hakutuloksista myös ilmenee henkilön asema kussakin jutussa, sillä diaaritietoihin on merkitty henkilön asema esimerkiksi vastaajana, asianomistajana, asianosaisena tai todistajana. Nimi tai muu henkilön tunnistetieto tulisi kuitenkin hyväksyä hakuperusteena vain silloin, kun on kyse sananvapauspoikkeukseen perustuvasta henkilötietojen käsittelystä. Oikeusrekisterikeskus valtakunnallisen tietovarannon rekisterinpitäjänä varmistaa, kuuluuko tietopyyntö sananvapauspoikkeuksen piiriin. Käytännössä suurin osa journalistisessa tarkoituksessa tehdyistä tietopyynnöistä tulee valtamedian edustajilta. Oikeusrekisterikeskus ei luovuta tietoja 17 §:n 3 momentin nojalla, jos journalistista tarkoitusta ei ole.
Oikeusrekisterikeskus luovuttaa keskitetysti tuomioistuinten ratkaisuasiakirjoja ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä tutkimustarkoituksiin sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystyötä varten. Luovuttamista edeltää julkisuuslain 28 §:ssä säädetty kaksijakoinen lupaharkinta, mikä sisältää niin oikeusharkintaa kuin tarkoituksenmukaisuusharkintaa. Tutkijoilla on usein tarve yli viisi vuotta vanhoille ratkaisuasiakirjoille. Oikeusrekisterikeskuksella on myös ajoittain tarve selvittää ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä yli viisi vuotta vanhoja asioita liittyen tietojen välittämiseen täytäntöönpanoviranomaisille. Tietojärjestelmien tekninen kehitys, tutkijoiden tiedon tarve sekä oikeushallinnon ratkaisuasiakirjojen luovuttamisen tehokas keskittäminen ja Oikeusrekisterikeskuksen ajoittainen selvitystarve huomioiden, viiden vuoden poistoaikaa ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmän tiedoille voidaan pitää liian lyhyenä.
12 §:n mukaisella katseluoikeudella on merkitystä myös muun muassa silloin, kun tuomioistuimen tulee lain mukaan käsitellä eri tuomioistuimissa vireillä olevat asiat yhdessä (esimerkiksi laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 11 § ja laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa 4 luku) tai määrätä yhteisestä rangaistuksesta (rikoslaki 7 luku). Voimassa oleva laki mahdollistaa jo diaari- ja ratkaisutietojen hakemisen ja käyttämisen kyseisillä perusteilla.
Huomioiden tiedotusvälineiden ja tutkijoiden tiedon tarve sekä tietojen tehokas keskitetty luovuttaminen ja tietojärjestelmien tekninen kehitys suhteessa rekisteröityjen henkilötietojen suojaan, voidaan kymmenen vuoden poistoaikaa pitää sekä ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmässä että diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisessa käsittelyjärjestelmässä perusteltuina. Mikäli tutkija tai tiedotusvälineen edustaja haluaisi tietoja yli kymmenen vuotta vanhoista asioista, hän voisi edelleen kääntyä yksittäisen tuomioistuimen puoleen. Nykyiset poistoajat johtaisivat siihen, että tutkijat ja tiedotusvälineet joutuisivat kääntymään lähes poikkeuksetta yksittäisten tuomioistuinten puoleen.
Tietojärjestelmälain 18 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan Oikeusrekisterikeskuksen on poistettava henkilötiedot ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä vuoden kuluessa siitä, kun toiselle viranomaiselle välitettävät ilmoitukset rekisterinmerkintöjen tekemistä varten on toimitettu viranomaiselle, ja ratkaisua tai sen lopputulosta koskevat merkinnät viiden vuoden kuluessa siitä, kun asiassa on annettu lainvoimainen ratkaisu. Momentin 2 kohdan mukaan Oikeusrekisterikeskuksen on poistettava henkilötiedot diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä vuoden kuluessa siitä, kun asiassa on tehty ratkaisu. Tiedot poistetaan määräaikojen kuluessa tietojärjestelmälaissa tarkoitetuista valtakunnallisista järjestelmistä, mutta tiedot jäävät tuomioistuinten, Syyttäjälaitoksen ja oikeusaputoimistojen omiin rekistereihin.
Tietojärjestelmälain 12 §:n perusteella oikeushallinnon viranomainen saa siten tiedonhallintalain 23 §:ssä tarkoitetun katseluyhteyden toisen viranomaisen valtakunnalliseen tietovarantoon tallentamiin tietoihin, jos edellytykset tietojen haulle täyttyvät. Pykälä mahdollistaa sekä diaaritietojen että tuomioistuinten ratkaisuasiakirjojen hakemisen. Pykälä ei mahdollista tietojen luovuttamista viranomaiselta toiselle. Edellä mainitut oikeudenkäynnin julkisuuslait sitä vastoin mahdollistavat salassa pidettävien oikeudenkäyntiasiakirjojen luovuttamisen toiselle tuomioistuimelle lainkäytön yhtenäisyyden varmistamiseksi. Salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan luovuttaminen edellyttää erillistä tietopyyntöä, eikä luovuttaminen tällä hetkellä tapahdu teknisen rajapinnan avulla. Perustuslakivaliokunta on lausunnossaan PeVL 39/2009 täsmentänyt, että tuomioistuimen asiana on varmistua siitä, että oikeus saada salassa pidettävä oikeudenkäyntiasiakirja toiselta tuomioistuimelta ei vaaranna oikeutta oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin. Myös lakivaliokunta totesi mietinnössään LaVM 2/2010, että salassa pidettävien oikeudenkäyntiasiakirjojen luovuttamista koskevalla sääntelyllä ei ole tarkoitus puuttua vaatimuksiin oikeudenmukaisesta oikeudenkäynnistä.