Tietojen luovuttaminen journalistisiin tarkoituksiin
12 §:n 1 momentin mukaan oikeushallinnon viranomainen saa salassapitosäännösten estämättä sille annetun teknisen käyttöyhteyden avulla hakea esiin ja käyttää toisen oikeushallinnon viranomaisen ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmään tai diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnalliseen käsittelyjärjestelmään tallettamia tietoja, jos 1) viranomaisen on lain mukaan otettava sellaiset tiedot huomioon vireillä olevan asian selvittämisessä ja ratkaisemisessa; 2) tiedot ovat tarpeen asiaa koskevien diaarimerkintöjen tekemiseksi tai muutoin vireillä olevan asian käsittelyn järjestämiseksi; 3) tietoja luovutetaan valtakunnansyyttäjän toimistolle sille säädetyn valvonta- ja kehittämistehtävän suorittamiseksi. Pykälän 3 momentin mukaan tuomioistuimen oikeudesta saada toiselta tuomioistuimelta salassa pidettävä oikeudenkäyntiasiakirja oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi säädetään erikseen. Oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain (370/2007) 34 a §:n 1 momentin mukaan tuomioistuin voi luovuttaa toiselle tuomioistuimelle salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan, jota toinen tuomioistuin tarvitsee lainkäytön yhtenäisyyden varmistamiseksi käsiteltävänään olevan asian ratkaisua harkitessaan. Vastaava säännös hallintotuomioistuinten osalta on oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa annetun lain (381/2007) 9 a §:ssä, joka mahdollistaa salassa pidettävän oikeudenkäyntiasiakirjan luovuttamisen toiselle hallintotuomioistuimelle. Säännösten tarkoituksena on osaltaan edistää yhtenäistä lainkäyttöä.
Hovioikeus Sopimuksen Pätemättömyys3 §:n 3 kohdan mukaan oikeushallinnon viranomaisella tarkoitetaan laissa tuomioistuinta, syyttäjäviranomaista ja oikeusaputoimistoa. Lain säätämisen jälkeen oikeusaputoimistojen rakenne on muuttunut ja tehtävät laajentuneet. Yleinen edunvalvonta siirtyi 1.10.2016 lukien oikeusapu- ja edunvalvontapiirien edunvalvontatoimistoihin ja 1.1.2019 alkaen talous- ja velkaneuvonta siirtyi kunnilta oikeusaputoimistojen alaisuuteen. Oikeusapu- ja edunvalvontatoimistojen kullakin toiminnalla on oma asianhallintajärjestelmänsä: oikeusavulla Romeo, talous- ja velkaneuvonnalla Venla ja edunvalvonnalla Edvard. Tietojärjestelmälakia ei kuitenkaan sovelleta edunvalvontatoimistoihin eikä talous- ja velkaneuvontaan. Oikeusaputoimistot toimivat viranomaisena käsitellessään oikeusapuasioita ja tehdessään oikeusapupäätöksiä. Muilta osin oikeusaputoimistojen julkiset oikeusavustajat hoitavat asianajollisia toimeksiantoja yksityishenkilöille. Oikeusaputoimiston talous- ja velkaneuvojat antavat talous- ja velkaneuvontaa yksityishenkilöille. Edunvalvonnan ja talous- ja velkaneuvonnan asianhallintajärjestelmät eivät liity lainkäyttöasioiden käsittelyyn eivätkä täytäntöönpanoon, eikä niitä siltä osin ole tarvetta liittää osaksi valtakunnallista tietojärjestelmää. Valtakunnallinen tietojärjestelmä on kuitenkin tarkoitettu myös oikeusministeriön hallinnonalan tutkimus- ja suunnittelutoimintaa varten. Ohjaus- ja tutkimustehtävien hoitamiseksi tietoja tarvitaan myös edunvalvonnan sekä talous- ja velkaneuvonnan järjestelmistä. Oikeusapu- ja edunvalvontatoimistot toimittavat tietoaineistoja raportointi- ja tilastointijärjestelmiin jo nykyisin palvelusopimusten perusteella, eikä velvollisuudesta tuottaa tietoaineistoja raportointijärjestelmiin ole tarvetta säätää lailla. Tietojärjestelmälaissa oikeushallinnon viranomaisella tulisi tarkoittaa oikeusaputoimistoa vain siltä osin, kuin se käsittelee ja ratkaisee oikeusapulaissa mainittuja asioita.
Tietosuojavaltuutetun toimisto kiinnitti huomioita 10 §:n säännökseen tietovarantoon talletettavista henkilötiedoista. Säännöksessä henkilötiedot liitetään asianosaiseen ja muuhun asiaan osalliseen. Rikosasioiden tietosuojalain 8 § edellyttää henkilöiden erilaisten roolien ja oikeusasemien erottelua eikä tällaista julkisuuslaissa käytettyä asianosaisen tai muun asiaan osallisen erottelua voida pitää rikosasioissa riittävänä vaan niiden osalta rooleja tulisi täsmentää eli milloin henkilön on epäiltynä, tuomittuna, asianomistajana tai todistajana. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan sääntelyä tulisi täsmentää, kun sillä on merkitystä luovutettaessa tietoja henkilöhakuperusteisesti. Nykytilan arviointia on täsmennetty tältä osin.
Ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmän tiedoille on säädetty kaksi toisistaan poikkeavaa poistoaikaa riippuen poistettavista henkilötiedoista. Diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnalliselle käsittelyjärjestelmälle on säädetty vuoden poistoaika. Lain esitöissä poistoaikoja on perusteltu osajärjestelmien käyttötarkoituksella. Koska säännökset koskevat vain valtakunnallista järjestelmää, niillä ei ole vaikutuksia niiden oikeushallinnon viranomaisten järjestelmiin ja rekisteritietoihin, joita valtakunnalliseen järjestelmään sisältyy. Kun lakia on valmisteltu, mainitut osajärjestelmät ovat olleet toisistaan selvästi erillisiä järjestelmiä. AIPA- ja HAIPA-järjestelmissä sekä diaaritiedot että ratkaisuasiakirjat ja niiden välittämistä koskevat tiedot tallennetaan samalle asialle, minkä vuoksi niiden eriaikainen poistaminen ei ole tarkoituksenmukaista.
Oikeus hakea esiin ja käyttää tietovarantoon tallennettuja tietoja